Certidões e documentos para licitação: lista completa

Atualizado em novembro de 2026.

Para vender ao governo, a empresa precisa provar que existe, que está em dia e que consegue entregar. Essa prova se chama habilitação. A Lei 14.133/2021 (art. 62) divide a habilitação em quatro grupos de documentos. Este guia explica cada grupo e lista as certidões para licitação mais pedidas. Quem define o que vale em cada compra é o edital (art. 65), então leia sempre o edital.

Os 4 grupos de documentos para licitação

• Habilitação jurídica (art. 66): prova de que a empresa existe e pode exercer a atividade. Em geral, contrato social ou certificado de MEI e documento de quem representa a empresa.
• Qualificação técnica (art. 67): prova de que você já fez algo parecido ou tem condições de fazer. O documento mais comum é o atestado de capacidade técnica.
• Habilitação fiscal, social e trabalhista (art. 68): inscrição no CNPJ, inscrição estadual ou municipal quando houver, regularidade com a Fazenda federal, estadual e municipal, com a Seguridade Social e o FGTS, e com a Justiça do Trabalho. É aqui que entram as certidões negativas.
• Habilitação econômico-financeira (art. 69): balanço patrimonial e demonstrações contábeis dos 2 últimos exercícios e certidão negativa de falência. Empresa com menos de 2 anos apresenta só o último exercício (art. 69, § 6º). Empresa criada no mesmo ano da licitação pode usar o balanço de abertura (art. 65, § 1º). A lei proíbe exigir faturamento mínimo anterior (art. 69, § 2º).

Certidões negativas necessárias para licitação

Estas são as certidões mais pedidas, com a validade que consta na norma ou no site de quem emite.

A validade da CNDT está na CLT (art. 642-A, § 4º). A da certidão federal está na página do serviço no gov.br, e a do CRF, no manual de regularidade do empregador da Caixa. Uma certidão positiva com efeito de negativa (por exemplo, quando a dívida está parcelada) também serve para provar regularidade: a própria LC 123/2006 a cita no art. 43, § 1º.

Pela Lei 14.133 (art. 63, II e III), os documentos de habilitação são exigidos só de quem venceu, e os de regularidade fiscal, só depois do julgamento das propostas, salvo quando o edital inverte as fases. Mesmo assim, tenha tudo pronto antes.

Declarações comuns

Além das certidões, o edital pede declarações, muitas vezes marcadas direto no sistema. As mais comuns:

• Declaração de que a empresa atende aos requisitos de habilitação (art. 63, I).
• Declaração de que cumpre a reserva de cargos para pessoa com deficiência e para reabilitado da Previdência Social, prevista em lei (art. 63, IV).
• Declaração de que o preço da proposta cobre todos os custos com direitos trabalhistas (art. 63, § 1º).
• Declaração de que cumpre a regra da Constituição sobre trabalho de menores (art. 68, VI, que remete ao art. 7º, XXXIII, da Constituição).
• Declaração de enquadramento como ME, EPP ou MEI, para usar os benefícios da LC 123/2006.

Consultas que o órgão faz sobre a sua empresa

Antes de assinar ou prorrogar o contrato, o órgão deve conferir a regularidade fiscal e consultar o Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS) e o Cadastro Nacional de Empresas Punidas (CNEP), além de emitir certidões negativas de inidoneidade, de impedimento e de débitos trabalhistas (art. 91, § 4º). Muitos órgãos usam a consulta consolidada de pessoa jurídica do TCU, que reúne em um só documento o resultado de vários cadastros públicos sobre a empresa.

A vantagem da ME, da EPP e do MEI

Microempresa e empresa de pequeno porte devem apresentar toda a documentação fiscal e trabalhista, mesmo que alguma certidão tenha restrição (LC 123/2006, art. 43). Se houver restrição, a empresa tem 5 dias úteis, contados do momento em que for declarada vencedora, para regularizar, pagar ou parcelar a dívida e emitir a certidão. O órgão pode prorrogar por mais 5 dias úteis (art. 43, § 1º). Quem não regulariza perde o direito ao contrato (art. 43, § 2º).

O MEI é uma modalidade de microempresa (LC 123/2006, art. 18-E, § 3º), então a regra vale para ele. A vantagem cobre só a parte fiscal e trabalhista: os demais documentos precisam estar certos desde o início. Veja mais em MEI pode participar de licitação.

O que muda na dispensa de pequeno valor

Na dispensa, o órgão também precisa comprovar que o contratado tem a habilitação mínima necessária (art. 72, V). Mas a lei permite que a documentação seja dispensada, no todo ou em parte, em três casos (art. 70, III): compra para entrega imediata (prazo de entrega de até 30 dias, conforme o art. 6º, X), contratação de valor inferior a um quarto do limite de dispensa para compras em geral, e produto para pesquisa e desenvolvimento até certo valor. É uma permissão para o órgão: vale o que o aviso da compra pedir. O limite de dispensa é atualizado todo ano. Veja o valor atual em valor da dispensa de licitação e as compras sem licitação abertas agora.

Checklist de habilitação: como se organizar

• Anote a data de vencimento de cada certidão. O CRF do FGTS vence todo mês.
• Se o edital aceitar cadastro de fornecedor no lugar dos documentos (art. 70, II), como o SICAF nas compras federais, mantenha o cadastro atualizado.
• Reconhecimento de firma só pode ser exigido quando houver dúvida sobre a autenticidade, salvo exigência legal (art. 12, V).

No ClienteGov, o assinante tem um checklist do que cada edital exige. Veja em planos.

Erros comuns

• Deixar a certidão vencer entre uma compra e outra.
• Emitir certidão estadual ou municipal de um lugar que não é o da sede.
• Achar que o benefício da ME e da EPP dispensa de enviar a certidão. Você envia mesmo com restrição e regulariza depois.
• Esquecer um documento e querer enviar depois. Depois da entrega, documento novo só entra em casos restritos (art. 64).
• Marcar declaração no sistema sem ler. Apresentar declaração falsa é infração prevista na lei (art. 155, VIII).

Perguntas frequentes

Quais documentos para licitação o MEI precisa ter? Os mesmos grupos, na medida em que o edital exigir: certificado de MEI, CNPJ, certidões federal, estadual, municipal, do FGTS e trabalhista. Sobre balanço, confira o que o edital pede para MEI.

Tenho dívida parcelada. Posso participar? Se a certidão sair como positiva com efeito de negativa, ela prova a regularidade. Se sair com restrição e a sua empresa for ME, EPP ou MEI, vale o prazo de 5 dias úteis depois de vencer.

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Veja também: atestado de capacidade técnica, modelo de proposta de licitação e como vender para a prefeitura pela primeira vez.